Setting boundaries or no barriers? Managing the resources of the library of the University of Warmia and Mazury in Olsztyn during the pandemic

Katarzyna Bikowska
University Library, University of Warmia and Mazury in Olsztyn, Poland
Correspondence: katarzyna.bikowska@uwm.edu.pl
ORCID: 0000-0002-5280-900X

Summary: The COVID-19 pandemic had a worldwide impact on the work of libraries of all types, as it required their organisers to respond to the rapidly changing needs of user communities and institutions. A number of organisational strategies were developed to adjust the libraries’ operation and their environment to the new extraordinary conditions. The dynamic epidemiological situation and the rapid acquisition of the associated knowledge resulted in some implemented arrangements being only temporary and some becoming permanent. In this article, which is a case study of the actions taken by the organisers and managers of the Library of the University of Warmia and Mazury in Olsztyn, individual stages of implementing the rules introduced in connection with the COVID-19 hazard from March 2020 to September 2021 are discussed. The author attempts to describe the extent to which the unique situation justified deviating from standard library management rules, and pays special attention to the legal aspects of the decisions made. The text presents the rationale, solutions and discussions related to the new rules for organising the librarians’ work, serving users and providing access to collections.

Streszczenie: Pandemia COVID-19 wpłynęła na organizację pracy bibliotek wszystkich typów na całym świecie, wymagała bowiem od organizatorów placówek reagowania na szybko zmieniające się potrzeby społeczności i instytucji. Powstało szereg strategii organizacyjnych, które miały dostosować funkcjonowanie i otoczenie biblioteki do nowych, nadzwyczajnych warunków. Dynamika sytuacji epidemiologicznej i wysokie tempo pozyskiwania wiedzy wpływały na efemeryczność lub trwałą implementację poszczególnych rozwiązań. W artykule na przykładzie działań organizatorów i kadry zarządzającej Biblioteki Uniwersyteckiej UWM w Olsztynie omówione zostały etapy wprowadzania zasad, które zastosowano w związku z zagrożeniem COVID-19 od marca 2020 do września 2021 r. Autorka podjęła próbę odpowiedzi na pytanie, na ile wyjątkowość sytuacji tłumaczyła odstępstwa od standardowych mechanizmów zarządzania biblioteką, i ze szczególną atencją potraktowała aspekty prawne podejmowanych decyzji. Tekst prezentuje przesłanki, rozstrzygnięcia i dyskusje odnoszące się do nowych zasad organizacji pracy bibliotekarzy, obsługi użytkowników i udostępniania zbiorów.

Keywords: university libraries, COVID-19, pandemic, management, emergency, Olsztyn

Medical Library Forum 2022;15(1):26-40 | DOI: 10.34738/mlf.0068